Ηλεκτρονική Τιμολόγηση και myDATA
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει μπει για τα καλά στη ζωή των επιχειρήσεων και επαγγελματιών κάθε κλάδου. Ειδικά, τώρα, με την υποχρέωση της διαβίβασης των στοιχείων στα Ηλεκτρονικά Βιβλία myDATA, έχουν έναν ακόμα λόγο να αποχαιρετήσουν για πάντα τα χειρόγραφα τιμολόγια. Καταργώντας εντελώς τις χρονοβόρες, κοστοβόρες και επιρρεπείς σε λάθη, χειροκίνητες διαδικασίες, μπορούν να επικεντρωθούν στην επιχείρηση και τους πελάτες τους, αφήνοντας όλα όσα αφορούν την έκδοση τιμολογίων και διαβίβασης στο myDATA, στους ειδικούς και συγκεκριμένα την Prosvasis, μέλος του ομίλου SoftOne, τον αξιόπιστο και πιστοποιημένο από την Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Με πολύ απλά λόγια, Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι η ανταλλαγή ψηφιακών παραστατικών μεταξύ δύο ή περισσοτέρων οντοτήτων που συμμετέχουν σε μια εμπορική συναλλαγή (επιχείρηση, Δημόσιο, φυσικό πρόσωπο). Τα παραστατικά αυτά δεν είναι μόνο τιμολόγια, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν και άλλα «έγγραφα» όπως εντολές αγοράς, χρεωστικά/πιστωτικά σημειώματα, εμβάσματα, όρους πληρωμής κ.λπ.
Στην πραγματικότητα, τα ηλεκτρονικά παραστατικά είναι αρχεία δομημένων δεδομένων συγκεκριμένων τεχνικών προδιαγραφών – υποχρεούνται να συμμορφώνονται με το ευρωπαϊκό πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης – ούτως ώστε να μπορούν να «διαβάζονται» από επιχειρηματικό λογισμικό (ένα ERP όπως το SoftOne ERP για παράδειγμα), αλλά και από τον φορολογικό μηχανισμό και να ανταλλάσσουν πληροφορίες και προς τις δύο κατευθύνσεις. Μπορούν επίσης να λάβουν μορφή αναγνώσιμη από τον άνθρωπο όπως ένα αρχείο PDF, JPG κ.λπ, χωρίς αυτό να είναι απαραίτητο ή υποχρεωτικό.
Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στο cloud
Υπάρχουν λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης που απαιτούν τοπική εγκατάσταση σε υπολογιστή ή server (on-premises) και cloud λύσεις που διατίθενται ως υπηρεσία (as-a-service).
Η λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης Prosvasis Go είναι εξολοκλήρου βασισμένη στο cloud. Τα πλεονεκτήματα, ειδικά για τους ελεύθερους επαγγελματίες που δεν χρησιμοποιούν ERP ή κάποιο εμπορολογιστικό πρόγραμμα και δεν έχουν το χρόνο και τους πόρους να ασχολούνται και με αυτό το κομμάτι της επιχείρησής τους, είναι πολλά και σημαντικά. Κατ΄αρχάς ως εξολοκλήρου cloud λύση, το Prosvasis Go δεν απαιτεί κανενός είδους αρχική επένδυση (οι ελεύθεροι επαγγελματίες γνωρίζουν καλά πόσο σημαντικό είναι αυτό). Επιπλέον, προσφέρει ασύγκριτη ευκολία χρήσης, καθώς ο επαγγελματίας δεν χρειάζεται να ασχολείται ούτε με τη διαδικασία, ούτε με την ασφάλεια, αφού η διαβίβαση των στοιχείων στο myDATA γίνεται με ευθύνη του παρόχου, σε πραγματικό χρόνο και αυτόματα.
Πέρα από την ευκολία επικοινωνίας με το myDATA, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση προσφέρει και μία σειρά από πλεονεκτήματα για τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης τα οποία συνοψίζουμε στη συνέχεια:
1. Μείωση κόστους
Ένα από τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης που μάλιστα γίνεται αντιληπτό από την πρώτη στιγμή, είναι η μείωση του κόστους. Χειρόγραφες καταχωρήσεις, ανθρωποώρες, εκτυπώσεις, αποστολές κ.λπ. μεταφράζονται σε κόστη τα οποία ειδικά για μεγάλες επιχειρήσεις που εκδίδουν δεκάδες και εκατοντάδες τιμολόγια την εβδομάδα είναι κάτι πολύ περισσότερο από υπολογίσιμα… Ίσως ακόμα πιο σημαντικά να είναι για τους ελεύθερους επαγγελματίες οι οποίοι δεν διαθέτουν την πολυτέλεια του χρόνου και γνωρίζουν πολύ καλά ότι ο χρόνος είναι χρήμα.
Μελέτες έχουν δείξει πως το κόστος εκτύπωσης, εμφακέλωσης και αποστολής ενός τιμολογίου ανέρχεται σε €3,9, ενώ το κόστος έκδοσης μίας απόδειξης λιανικής σε €2 αντίστοιχα.
Το Prosvasis Go εξασφαλίζει μείωση του κόστους τιμολόγησης έως και 80%. Και επειδή είναι μια cloud υπηρεσία τύπου SaaS, απαιτεί μόνο μια συνδρομή και τίποτε παραπάνω, ούτε αρχική επένδυση σε λογισμικό ή hardware, ούτε κόστη συντήρησης/αναβάθμισης, ούτε «ψιλά γράμματα».
2. Ταχύτατες πληρωμές τιμολογίων
Με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, τα χαμένα, τα «εξαφανισμένα» τιμολόγια, οι διάφορες διενέξεις με πελάτες, οι επαναποστολές, με άλλα λόγια, όλα αυτά τα καθημερινά προβλήματα των επαγγελματιών σε όλα τα μήκη και τα πλάτη της χώρας, που έχουν ως αποτέλεσμα πρόσθετα κόστη και καθυστερήσεις στις πληρωμές, ως διά μαγείας εξαφανίζονται. Κανένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν χάνεται, κανένα δεν εξαφανίζεται και τα στοιχεία αντλούνται από το εμπορολογιστικό πρόγραμμα χωρίς χειροκίνητες καταχωρήσεις, χωρίς λάθη.
Ο αποδέκτης λαμβάνει στο e-mail του ένα link που του δίνει πρόσβαση στην υπηρεσία και τη δυνατότητα να παραλάβει το παραστατικό στην επιθυμητή μορφή (αρχείο PDF ή δομημένων δεδομένων). Την ίδια στιγμή, ο εκδότης γνωρίζει εάν ο πελάτης έχει λάβει γνώση, σχολιάσει, αμφισβητήσει ή αποδεχθεί το παραστατικό.
3. Χαρτούρα τέλος
Ψηφιοποίηση σημαίνει λιγότερο χαρτί, λιγότερα λάθη και εύκολη αρχειοθέτηση. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αποθηκεύονται με ασφάλεια στο cloud, επιτρέποντας την αναζήτησή τους τόσο από τον εκδότη, όσο και από τον πελάτη, ενώ είναι διαθέσιμα οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.
Ξεχάστε εκτυπωτές, μελάνια και χαρτί, ξεχάστε ντοσιέ αρχειοθέτησης και τηλεφωνήματα από και σε πελάτες και συνεργάτες για επανεκτύπωση και επαναποστολή ενός χαμένου παραστατικού (κι άλλο πρόσθετο κόστος δηλαδή).
4. Σημαντικές φοροαπαλλαγές & διευκολύνσεις
Όσοι επαγγελματίες χρησιμοποιούν αποκλειστικά υπηρεσίες παρόχων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης απολαμβάνουν και τα φορολογικά κίνητρα που προβλέπονται από το νόμο. Για παράδειγμα σάς δίνεται η δυνατότητα να μειώσετε τα φορολογητέα κέρδη σας μέσω της προσαύξησης κατά 100%, όλων των δαπανών που αφορούν το πρώτο έτος χρήσης της υπηρεσίας Prosvasis Go.
Επιπλέον, μπορείτε να περιορίσετε κατά δύο έτη το απαιτούμενο χρονικό διάστημα τήρησης των φορολογικών στοιχείων και βιβλίων που υπόκεινται σε έλεγχο από την ΑΑΔΕ.
Αξίζει τέλος να σημειώσουμε ότι με την υπηρεσία Prosvasis Go απολαμβάνετε και ταχύτερη επιστροφή φόρου η οποία περιορίζεται σε 45 ημέρες.
5. Εκπλήρωση myDATA σε πραγματικό χρόνο
Με την υπηρεσία Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, μπορείτε να ανταποκριθείτε πλήρως στα νέα δεδομένα που δημιουργεί η υποχρεωτική τήρηση Hλεκτρονικών Bιβλίων με απόλυτη ασφάλεια, αξιοπιστία και ταχύτητα. Η υπηρεσία Prosvasis Go εκδίδει ηλεκτρονικά τιμολόγια και στοιχεία λιανικής πώλησης, ελέγχει, σημαίνει και αυθεντικοποιεί κάθε συναλλαγή σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις της ΑΑΔΕ.
Με τον τρόπο αυτό, σάς δίνει τη δυνατότητα να αποστέλλετε πιστοποιημένα ηλεκτρονικά παραστατικά στους πελάτες σας τη στιγμή ακριβώς της έκδοσής τους, ενημερώνοντας αυτόματα και τα Ηλεκτρονικά Βιβλία της ΑΑΔΕ. Και όλα αυτά σε λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο!
Ενημερωθείτε για την πλατφόρμα myDATA
Όπως προαναφέραμε, η ψηφιακή διαβίβαση των παραστατικών στην ΑΑΔΕ είναι πλέον υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες που τηρούν λογιστικά αρχεία ανεξαρτήτως μεγέθους, κατηγορίας ή τρόπου τήρησης, ακόμα και για όσες έχουν μικρό τζίρο και μικρό αριθμό παραστατικών.
Η cloud πλατφόρμα των Ηλεκτρονικών Βιβλίων της ΑΑΔΕ ονομάζεται myDATA (Digital Accounting & Tax Application) και έχει σκοπό να καταργήσει τις χειρόγραφες καταχωρήσεις και τη γραφειοκρατία ψηφιοποιώντας πλήρως τον φορολογικό μηχανισμό υπό την έννοια της αλληλεπίδρασης των επιχειρήσεων με το Κράτος.
Η διαβίβαση των στοιχείων στο myDATA μπορεί να γίνει με διαφορετικούς τρόπους, είτε αυτόματα, είτε χειροκίνητα. Πιο συγκεκριμένα προβλέπονται τα εξής:
- Εμπορολογιστικό πρόγραμμα: Εάν η επιχείρηση χρησιμοποιεί κάποιο εμπορολογιστικό πρόγραμμα/ERP, τα παραστατικά συνεχίζουν να εκδίδονται όπως και πριν, μόνο που πλέον η σύνοψή τους διαβιβάζεται απευθείας στο myDATA. Για το σκοπό αυτό η ΑΑΔΕ έχει αναπτύξει το κατάλληλο API (Application Programming Interface) το οποίο οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να διαβιβάσουν στην ΑΑΔΕ τα παραστατικά τους μέσω των ERP συστημάτων τους.
- Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Οι πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχουν ήδη συνδεθεί με το myDATA και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβιβάζονται αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο με την έκδοση των παραστατικών. Αυτή τη στιγμή υπάρχουν τέσσερις πιστοποιημένοι από την ΑΑΔΕ πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, ανάμεσα στις οποίες και η SoftOne.
- Φορολογικοί Μηχανισμοί: Αφορά τα καταστήματα λιανικής που διαθέτουν συνδεδεμένους φορολογικούς μηχανισμούς και η διαβίβαση στο myDATA γίνεται αυτόματα.
- Χειροκίνητα: Τέλος, όσοι επιθυμούν μπορούν να διαβιβάζουν τα απαραίτητα στοιχεία μέσω της ειδικής φόρμας στην ιστοσελίδα του myDATA. Η χειροκίνητη διαδικασία, αν και προβλέπεται, δεν προτείνεται καθότι όπως αναλύσαμε παραπάνω, είναι και χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη. Η ιδανική λύση ειδικά για τους ελεύθερους επαγγελματίες είναι η υπηρεσία Prosvasis Go της Prosvasis.
Το myDATA δεν αφορά μόνο στη διαβίβαση των στοιχείων, αλλά αποτελεί την cloud εκδοχή των βιβλίων της επιχείρησης. Ο επαγγελματίας μέσω της προσωπικής του σελίδας στο myDATA έχει ανά πάσα στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή, πρόσβαση στα στοιχεία και τις συναλλαγές της επιχείρησης. Μπορεί να προβάλλει τη συνολική εικόνα εσόδων/εξόδων ανά χρονική περίοδο, να αναζητήσει παραστατικά με διάφορα κριτήρια αναζήτησης, να εισάγει ένα νέο παραστατικό, να κατεβάσει στοιχεία σε Excel κ.λπ.